葬儀を運営すると、必ず香典をいただくことになります。
その際、弔問者に記帳をしてもらうことになりますが、それを後日まとめる必要があります。
地方によって、異なる習慣もあるかもしれませんが、基本的に、葬儀に来た人には、香典返しを行いますが、通夜にしか来ていない人には、香典返しができません。
そのため、通夜にも記帳を用意し、葬儀時の記帳とすり合わせを行い、仮に葬儀に出席していなければ、その人たちに対し、香典返しを行います。
葬儀時の香典返しは、葬儀社との打ち合わせの時に決めているため、もしかすると、数が余るかもしれません。しかし、葬儀社に返す場合もあるため、後日香典返しを送る時は、葬儀と異なったものでも全く問題がありません。
一般的には、タオルやお茶などになりますが、筆者は、タオルを送った経験があります。
また、葬儀と通夜の記帳のすり合わせをする際、大事になるのが、独自の名簿の作成になります。
手書きのノートでも問題ありませんが、現在は、情報通信時代のため、一人一台パソコンを所有していることが、当たり前のようになっています。
多くのパソコンに、マイクロソフトのエクセルがインストールされているため、名簿作成時には、非常に便利です。
簡単な例を出せば、氏名、住所、電話、葬儀、通夜などの項目を作り、記帳の記載通りの情報を入力します。葬儀と通夜の項目には、日付かもしくは○や×などの記号を入力します。
一覧表が完成した後、ソート機能を使い、葬儀に日付がないあるいは記号がなく、かつ、通夜には、日付があるか記号のある人を抽出すれば、後日、香典返しを送る人を、すぐに把握することができます。